Новини компаній: «Кернел» відмовляється від паперового документообігу

Про це пище Delo.ua.

Так, в компанії почавла інтеграцію системи електронного документообігу (ЕДО) і використання кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

Розробку технологічної платформи взяли на себе фахівці Soft Xpansion Ukraine, можливість використання КЕП (раніше використовувався термін ЕЦП) і підтримку криптографії забезпечувала компанія «Документ. Онлайн ». Одне з важливих досягнень проекту — підтримка державних структур, зокрема підрозділу Мін'юсту, держпідприємства «Національні інформаційні системи», у якого є акредитований центр сертифікації електронних ключів.

«Ми були першовідкривачами в цьому питанні. Для того, щоб отримати всі переваги використання КЕП, нам довелося взяти ініціативу в свої руки і розробити зручну для користувача схему генерування і зберігання електронних ключів наших колег з різних напрямків, які підписують документи. З цією метою ми уклали договір з Міністерством юстиції», — уточнив директор по IT «Кернел» Андрій Піший.

За його словами, на отримання персональної КЕП співробітник витрачає не більше хвилини, а можливість затверджувати документи навіть зі смартфона заощадила сотні хвилин робочого часу.

На сьогодні з 15 тис. співробітників компанії близько 2000 мають КЕП, на частку керівників юридичних осіб припадає 1%. На даний момент ЕДО покриває внутригрупповую діяльність 52% елеваторів компанії, 21% агропідприємств і 48% заводів.

«Показовим в плані ефективності нововведення став масштабний внутрішній проект. Після покупки 100% акцій залізничного оператора "РТК-Україна" виникла необхідність в підписанні актів введення вагонів в експлуатацію, а це 3 тис. примірників і 12 тис. підписів. На папері процес зайняв би три місяці, а то й більше. За фактом же оформлення документів тривало близько тижня! Завдяки системі ЕДО колосальна робота була пророблена швидко, якісно, ​​без будь-яких обмежень у вигляді прихильності до робочого місця, і найголовніше — з економією матеріальних, тимчасових і трудових ресурсів», — каже головний бухгалтер «Кернел» Ольга Одарюк.

За її словами, в перспективі «Кернел» планує перевести на ЕДО все внутрішньо групові операції і внутрішні документи - оформлення подорожніх листів на легковий транспорт і службових відряджень. 

«Для цього спеціально проведені доопрацювання нашої облікової системи з метою ідентифікації таких операцій і контрагентів, що працюють по ЕДО», — уточнює Ольга Одарюк.

При цьому керівник відділу бухгалтерського обліку Дивізіону виробничих активів «Кернел» Вікторія Аболмасова уточнює, що ЕДО вже на перших етапах допоміг знизити витрати бухгалтерії на збір первинних документів і сконцентруватися на їх основній роботі з обліку, а співробітникам — на виконанні їх основних обов'язків. 

«Головна мета — скоротити час закриття періоду - була досягнута. Зараз ми працюємо над зменшенням цього часу в два рази», — констатувала вона.

Єдиний документ, який поки викликає питання при переході на електронну систему і при цьому є одним з наймасовіших, — товарно-транспортна накладна. Проблема в тому, що один з його підписантів, — водій. Як видати всім водіям України КЕП, як забезпечити їм можливість підписання в дорозі, без інтернету і мобільного зв'язку? Питання на найближче майбутнє для «Кернел».

Довідка:

«Кернел» — найбільший в світі виробник і експортер соняшникової олії, провідний виробник і постачальник сільськогосподарської продукції з регіону Чорноморського басейну на світові ринки. На частку компанії припадає близько 8% світового виробництва соняшникової олії. Свою продукцію вона поставляє більш ніж в 60 країн світу. З листопада 2007 р. акції Kernel Holding торгуються на Варшавській фондовій біржі (WSE).